Miks kutsutud külalised üritusele ei tule, on väga oluline küsimus ja seda esitatakse tihti. Anname mõned mõtted, kuidas tagada külaliste võimalikult suur osalus firmaüritusel.
Külalised saavad teada liiga hilja sündmuse kuupäeva.
Olen lugenud etiketi reeglitest, et kutse peab käes olema hiljemalt 2 nädalalt varem. Täna on tihti olukord selline, et kutsed saabuvad paar päeva enne üritust ja siis on raske juba enda plaane muuta.
Lahendus– kohe, kui on otsustatud, et üritus toimub ja just sellel kuupäeval, saatke välja nn. „Save the date“ ehk eelkutse. Piisab ainult kolmest lausest. Sõnastus võib olla selline, nagu te oma külalistega suhtlete, aga kirja sisu võiks olla järgmine. „ Olete oodatud meie üritusele sellel kuupäeval. Palun planeerige aeg oma kalendris selleks ürituseks. Täpsema info saadame paar nädalat enne üritust.“
Pakutud aeg lihtsalt ei sobi külalistele
Põhjuseid võib olla mitmeid: selle kuupäeval on mõni muu oluline üritus, valdkonnaga seotud mess välismaal või hoopis on kellaaeg selline, et külaline ei soovi isiklikust ajast üritusele tulla.
Lahendus– võtke ette 3-5 sõberklienti, keda kindlasti soovite oma üritusele ja rääkige mõttest, et selline kuupäev ja kellaaeg ning et kas nad saaksid osaleda. Kui nad on teie valdkonna inimesed, siis tulevad sealt välja ka segavad messid ja eriüritused, millele te ise ehk pole mõelnud.
Arvate et ainult teist piisab
Loomulikult olete teie külalistele oluline ja nad tulevad lõpuks ikkagi teie pärast, aga kiirel ajal tahaks nagu midagi veel.
Lahendus– Pakkuge oma üritusel välja üllatusi, mis annavad lisaväärtust ning osalejatele positiivseid emotsioone. Selliselt kinnistate ennast külaliste mällu, kui hea meelelahutuse pakkujana.
Kutses puudub midagi võrgutavat
Väga tihti näeme kutseid, mis ei kõneta sihtgruppi ja osalus on kehva. Kutsel on kõik nagu olemas aga registreerumine on tagasihoidlik.
Lahendus– kutset tuleb võtta, kui konkreetse ürituse reklaami. Te peate kutsega tekitama põnevust ja ometi mitte avama kogu sisu. Põnevuse peab tekitama nii tekst, kui ka kujundus. Kui teil on üritusel see midagi veel olemas, siis tuleb sellele vihjata. Kutset ei saa teha nii, et ma kirjutan ise meili sisse teksti ja saadan ära.
Tehke üritusest traditsioon ja hoidke taset
Korraldades üritusi harva, ei tea külalised, mida oodata ja see tekitab osalejates ebakindlust ning vähendab osalemise protsenti.
Lahendus– Tehke üritusest traditsioon ja hoidke taset. Pika traditsiooniga ja kvaliteetse sisuga üritused tavaliselt ei kurda osalejate puuduse üle. Pigem on seal mure, et üritusele püütakse sisse pääseda võõraste nimedega ja natuke luisates.
Kui järgmise sündmuse kuupäeva paigas ja tekkis tunne, et võiksid ka meie ideid kuulata, siis kirjuta meile info@wowevents.eu Tuleme meelsasti kohal, et Sinuga oma mõtteid ja ideid jagada ning külaliste mitte saabumise riske maandada.