Olavi Ruhno
CEO
„Tere, ma vist olen natuke hiljaks jäänud, aga tahaks, et ka sel aastal meie suvepäevad toimuksid, rahvas juba küsib. Kas õnnestub mingi koht ja hea bänd veel leida?“
Mida soojemaks hakkavad minema ilmad, seda tihedamini sellise sisuga kõnesid ja kirju ürituste korraldajatele tuleb. Hilistel ärkajatel tuleb aga maadelda ka teiste probleemidega kui ägedate ja uudsete peo- ja puhkekohtade vähesus. Viimaks kajastub see ka hindades, mis viimasel hetkel broneerides võivad olla tunduvalt soolasemad.
Toome sinuni kümme nõuannet, kuidas korraldada edukalt suvepäevi ja seda ise ka nautida. Ja mis peamine, sinu tiim kiidab sind ja pöördub rahulolevana tööpostile, sest hästi hoitud meeskonna silm särab.
1. Alusta eeltöödega varakult
Suvepäevade planeerimist alusta kohe peale jõulupeo lõppu ehk 5-6 kuud enne suvepäevi. Siis saad sa valida suure hulga toredate kohtade vahel ja ka artisti või bändi valikul ei pea sa leppima sellega, keda keegi teine ei tahtnud.
2. Leia kõigile sobiv asukoht
Sinu ettevõtte suvepäevadeks kõige mõnusam koht on just nii kaugel, et tekiks mõnus „linnas väljas“ tunne, aga nii lähedal, et sõidule ei kuluks kaunist päevast liiga palju. Kui Sinu meeskond on üle Eesti laiali, siis kohtuge keskel, kuhu kõigil on hea sõita.
3. Saab sööki, saab jooki
Hoolitse selle eest, et kõhud saaksid täis nii peo ajal kui järgmisel päeval. Kui mõnel sinu meeskonnaliikmel on erisoovid, näiteks taimetoit, siis arvesta sellega kindlasti. Nälg ja kehv toit on revolutsiooni eeltingimused!
Paljudel peokohtadel on kaasavõetud alkoholile piirangud, tee see punkt endale selgeks, et vältida võimalikke trahve.
4. Sviit või telk?
Kindlasti tunned sa enda meeskonnad ja ei sunni kedagi telgis magama kui selleks valmisolek puudub. Majutusplaan, nagu menüügi, koosta kindlasti eelnevalt kontoris, et vältida ajaraiskamist ja vaidlemist, kes kellega ühes toas tahab olla. Ka kompromissides on lihtsam eelnevalt kokku leppida ja peopäeval ei riku see enam kellegi tuju.
5. Turvalisus eelkõige
Suveöö peidab endas mõndagi ja selleks, et olla kindel, et keegi ei lähe peokoha tiiki ujuma või ei kipu üle lõkke hüppama, palka enda südame rahustuseks turvamees, kes oma terase silma pidulistel peal hoiab. Sellega vabastad ennast kohustusest ja saad ka ise pidu nautida.
6. Pesemine ja tualettruumid
Veendu, et peokohas on piisavalt tualettruume ja et järjekorras seismine poleks peo üks osa. Kui palju on piisavalt tualette? Paraja koguse saad arvutada siit.
Kindlasti tee enne koha broneerimist selgeks, kas ja millised on pesemisvõimalused ning kas need on sinu meeskonnale sobivad.
7. Kui ilm on halb…
Mõtle eelnevalt läbi, mida tehakse halva ilma korral. Kui kogu tegevus on planeeritud õue ja randa, aga vihma sajab ja soojakraade on vähe, siis võib tagajärjeks olla ebaõnnestumine. Varu plaan B jaoks tegevusi ja vahendeid, nii et üritusel osalejad arvaksid, et see oligi plaan A!
8. Programm ja eesmärk
Suvepäevadel ärme unusta, miks me kõik koos oleme – programm peaks toetama ka mingit firmasisest eesmärki. Läbi põnevate tegevuste on väga lihtne kinnistada ettevõtte väärtusi või tugevdada meeskonnatööd.
Ajakava olgu avalik ja plakatina kõigile nähtav. See ei pea olema detailne ja üllatusi peabki olema, aga toitlustuse kellajad peavad kindlasti kirjas olema ja neist tuleb ka kinni pidada.
9. Lastega või ilma?
Kui otsustatakse lapsed suvepäevadele kaasa võtta, tuleb ka neile luua mõnus õhkkond eakohaste tegevuste, söögi ja joogiga. Iga lapsevanem on tänulik, kui tema saab veidi puhata ja laps veedab samas mõnusalt aega. Sellega teenid pereinimestelt kindlasti plusspunke ja väärtustad pereväärtusi enda meeskonnas.
Reeglid peavad kehtima ka lastele ja kindlasti tuleks varustada nad nimesiltide ja vanema telefoninumbriga.
10. Kokkulepped kirjalikult
Viimane, aga üks olulisemaid punkte, et saaksid ka ise nautida firma suvepäevi, on kõigi kokkulepete kirjalik vormistus.
Kõikide osapooltega, kes suvepäevade korraldusse, meelelahutusse, toitlustusse jne on kaasatud, tuleks eelnevalt koostada kirjalikud kokkulepped, kus on detailideni paigas sinu ootused. Kirjalik kokkulepe võib tähendada ka kirjavahetust meili teel, aga kindlasti mitte telefonivestlust. Peokohtadel ja artistidel on tööd ja kliente nii palju, et telefonivestlustes väljaöeldud detailid kipuvad ununema.
Parim tänu korraldajale on järgmisel tööpäeval kontoris valitsev ühtehoidev meeleolu. Meeskond tunneb end rohkem ühtsena ja tööandja on saanud plusspunkte ägedate suvepäevade korraldamise eest.
Soovin sulle edu sinu järgmise firmaürituse korraldamises ja ära unusta lugeda veelkord esimest punkti.