Olavi Ruhno
CEO
WOW tööprotsessi kirjeldab järgmine väga edukas firmaürituse sisekommunikatsiooni lahendus, mille me ühe oma kliendi jaoks lõime.
Saabumas oli kümnes juubel ja seks puhuks sooviti teha oma töötajatele kummardus läbitud aastate eest ning korraldada meeldejääv üritus.
Sellise ürituse loomisel tuleb arvesse võtta mitmeid tegureid ning agentuuril tuleb esitada mitmed küsimus:
1 Põhiküsimused.
Miks seda sündmust korraldatakse ja mis on selle eesmärk? Põhjendused, et ülemus soovis või et nii on alati tehtud ja eelarves selleks raha on, pole päris need, miks suurejoonelist üritust oma töötajate jaoks korraldada. Sisekommunikatsiooniürituse laiemaks eesmärgiks on tavaliselt ikkagi sisekommunikatsiooni tugevdamine ehk ühtse meietunde tekitamine. Muidugi saab olla ka palju detailsemaid eesmärke, näiteks uute väärtuste meeskonnani viimine vms.
Millal üritus toimuma peaks? Kas tegemist on firma jõulupeoga? Suvepäevadega? Sünnipäevaga? Vastavalt sündmusele on ka toimumisaeg. Kui WOW tiimilt küsitakse pakkumist, peaks olema teada sündmuse kuupäev, sest kui hakatakse küsima artistidelt või peokohtadelt reserveeringut, siis on see esimene küsimus, mis omakorda meile esitatakse.
Kui palju on planeeritud osalejaid? Osalejate umbkaudset arvu teades on korraldajatel hulganisti kergem arvestada toimumiskoha, toitlustuse ning meelelahutuse ulatusega.
Milline on eelarve? See küsimus on vajalik, et pakkumine mahuks etteantud raamidesse. Öeldakse, et “sky is the limit” ehk pakkuda võib kõike, aga reaalselt peaks selleks ka eelarve olemas olema.
Millise tundega külalised ürituselt lahkuma peaksid? Inimese lähevad sünnipäevale tähistama millegi sündi või loomist, õudukaööle minnakse eesmärgiga saada hirmu ja adrenaliini osaliseks, messidel käiakse informatsiooni ja teadmiste ammendamise eesmärgil. Iga üritus täidab mitmeid eesmärke, üks neist eesmärkidest on anda külalisele lahkudes positiivne emotsioon
2 Kohtumine agentuuriga.
Tuleb meeles pidada, millega klient tegeleb, mis on ettevõtte tegevusala ning kuidas seda seostada üritusega, et see külaliste jaoks võimalikult meelelahutuslik oleks. Kirjeldatud juhul oli tegu spordistatistikaga tegeleva ettevõttega, kelle töötajad olid spordiga igapäevaselt seotud. Neid inimesi iseloomustas, et nad olid oma ala professionaalid ja enamus töisest ajast möödus arvuti ekraani ees spordiinfot kogudes ning analüüsides.
3 Agentuur istub maha ja brainstorm’ib, seejärel tuleb isiklikult kohale, et ideed esitleda.
Miks isiklikult? Kuna inimesed mõistavad sõnu erinevalt ning kohale tulles saab ideed lahti mõtestada. Töötajate tavalist tööpäeva arvesse võttes tuligi WOW tiimil mõte korraldada spordiga seotud üritus ning põimida üritusse just neid komponente, mille kohta nad igapäevaselt spordiinfot koguvad. Kuna ükski üritus pole täiuslik ilma meelelahutuse ja söögita, otsustati sündmuspaigaks võtta suurim elamusspordikeskus Baltikum SPOT. Maja oli tervenisti üritusest osavõtjate päralt ning vägesid juhatasid maailma tasemel juhendajad ehk needsamad sportlased, kelle kohta töötajad teadsid ilmselt kõiki võimalikke spordialaseid tulemusi.
4 Agentuuri esindaja on üritusel kohal.
Kui läheb tööks, siis WOW oma inimene on alati üritusel kohal, et klient saaks end mõnusalt tunda ja peomelu nautida. Kogu ettevõtmine on WOW vastutada. Nõnda said ettevõtte töötajad juubeldada meeldejäävas asukohas, sõita üheskoos BMX-idega ja teha tõukeratastega saltosid, veeta aega kuulsate sportlaste ning kaastöötajatega ning lahkuda ürituselt hea tujuga. Tänu originaalsele asukohale ja pakutud võimalustele lugesid nii osalejad kui ka ettevõtte juhtkond ürituse väga hästi õnnestunuks.