Regina Laanetu
Creative Manager
Ürituse korraldamine on suhteliselt stressirikas protsess. Kuid kui ees on selge kondikava, mille järgi toimetada, saab ürituse korraldatud nagu tõeline meister. Toome teieni 10 peamist punkti, mille abil sujub sündmuskorraldus libedalt kõigil.
1. Alusta varakult
Alusta sündmuskorraldusega niipea kui võimalik. Olgu see eraüritus või kliendiüritus, juubelisündmus või konverents, jõulupidu või suvepäevad. Suurte ürituste puhul alusta korraldamisega juba vähemalt 6 kuud enne toimumispäeva. Veidi väiksemad üritused vajavad alates 1 kuu pikkust küpsemisaega. Selleks, et viimased nädal/kaks enne sündmust süda rahul oleks, kinnita lepingud kõikide asjaosalistega selleks ajaks juba ära.
2. Jää paindlikuks
Sündmusi planeerides tekib jooksvalt igasuguseid muutusi. Kas muutuvad toimumisajad, toimumispaik või mõnel juhul isegi sündmuse formaat. Jää avatuks muudatuste osas. Ole paindlik! 😉
3. Pea läbirääkimisi
Vaatamata hindadele, mis kaupmehed pakuvad, on kõik siiski läbi räägitav. Pea meeles, et iga ürituse korraldamise juures tervitavad sind teekonnal ka ettenägematud kulutused. Seega, läbirääkimisi pidades proovi leida kompromiss enda jaoks parima hinna juures. Jää kindlaks summa juurde, milega üht või teist teenust osta soovite ning küsi 10-15% madalamat hinda sellest. See aitab teil eelarvega lõhkiminemist vältida.
4. Jaga kohustusi
Jaga kohustused osadeks: registreerimine, catering, transport jm. Igale osakonnale määra nn osakonna juhataja, kes vastutab oma osa toimimise eest. Kuna igaüks on vaid ühe killu eest vastutav, suudavad nad pöörata rohkem tähelepanu detailidele. The devil is in the details!
5. Loo ühiselt muudetav e-dokument
Cloud-süsteemipõhised dokumendid on väga suureks abiks kui ühiselt sama projekti luuakse. Et kõigil asjaosalistel oleks info üheti mõistetav loo keskdokument, milles on selgitatud kondikava, lisatud kõik detailid, lepingud pakkujatega, külastajate info ja toimumispaiga plaan. Ühisdokumendi abil on igaühel igal ajal võimalus kontrollida asjade käiku ebakindluse korral. Samuti saab iga liige anda kohe märku, kui miski on sobimatu või korrast ära.
6. Oma ka tagavaraplaani
Suhteliselt harva (kuid on juhtunud!) jääb miski oluline sündmuse osa ära, keegi oluline inimene hilineb või ei saa üldse tulla. Nendeks puhkudeks on hea, kui on eelnevalt võimalike tagasilöökidega juba tegeletud. Vaata otsa oma sündmuseplaanile ning hinda, millised osad on olulised ja loo neile ka plaan B-d.
7. Korraldage koosolek
Umbes kaks nädalat enne sündmust korraldage koosolek ning käige mõttes läbi kõik sündmust puudutav, alustades sellest, kuidas on sündmuspaigas esemed paigutatud kuni suheteni külalistega, mis leiavad aset peale sündmust.
8. Tehke fotosid
Pilt ütleb rohkem kui tuhat sõna. Sama kehtib ka foto kohta. Lisades sündmusest fotosid sotsiaalmeediasse saavad ka vaatajad ja jälgijad osa suurepärasest sündmusest mille korraldasite.
9. Näita end online’is
Üritused on hea viis, kuidas end sotsiaalmeedias esile tuua. Loo enda ürituse jaoks eriline hashtag, et huvilised saaksid teie sündmusega seonduvale kiiremini ligi. See eristab sinu üritust ka teiste omast tuhandede fotode ja postituste seast sotsiaalmeedia-meres. Julgusta ka oma külalisi kasutama seda hashtagi ja postitusi jagama nii Twitter-is kui Instagram-is.
10. Ära puhka peale üritust!
Peale sündmust puhkusele minna on suur viga. Kui sündmus on läbi, saada laiali tänusõnumid oma külalistele: täna neid, et nad kohale tulid. Jaga oma külalistega fotosid ja muljeid üritusest. Jaga rõõmu nii külalistega kui partneritega, kes aitasid teid ürituse korraldamise teekonnal!