Vahest läheb nii, et enne üritust on kõik OK aga peale üritust eelarve järsku kasvab. Tegelikult seda ei saa juhtuda kui:
- Tingimused on kirjalikult kokku lepitud. Piisab, et kõik olulised detailid on vähemalt e-kirjavahetuses läbi kirjutatud
- On tehtud selgeks, millised kulud võivad muutuda ja millistel tingimustel. Ehk muutuvkuludega tekkida võivad riskid on maandatud.
Eks ootamatuseid võib ikka ette tulla, aga suuremat eelarvelist ülekulu nii käitudes ei teki.
Erinevad kululiigid, millega tuleb arvestad üritustel ja nendega seotud ohukohad.
Püsikulud– ehk sellised kulud, mis mitte mingitel tingimustel ei muutu.
Muutuvkulud– ehk sellised kulud, mis teatud tingimustel võivad muutuda. Näiteks:
- Toitlutus, sõltuvalt sööjate arvust
- Alkohol, sõltuvalt tarbitud kogustest
- Suvepäevadel näiteks sauna kasutus, sõltuvalt kasutusajast
Muutuvkulud on tavaliselt need, mille kulu me just väga kergelt ette ennustada ei oska aga eelarve mõttes peab ennustama.
Varjatud kulud– on detailid, mida me sündmuse lahenduse kokkupanekul ei osanud märgata ja olukorrad, mida ei osanud ette näha. Tegelikult võib selle kohta öelda ka KOOLIRAHA. Kellel kogemust rohkem, sellel varjatud kuludega kokkupuudet väga palju ei ole. Mõned näited, kust varjatud kulud võivad tekkida:
- Enne üritust annab ansambel teada, et tegelikult on neil ikka „raider“ ka. Ja seal on kirjas kogu tehniline baas mida nad vajavad ja ka nende toitlustus jne.
- Kui lepite ansambliga kokku, et saate kasutada ende tehnikat aga ei aruta läbi, mis saab siis, kui ansambel lõpetab. Tavaliselt paneb ansambel siis oma tehnika kokku ja läheb ära ja DJ jääb seisma tühjale lavale, kui pole varem teisiti kokku lepitud.
- Tuleb üllatusena, et enamus üritustele on vaja teha Eesti Autorite Ühinguga leping autoritasude maksmiseks.
- Jääb läbi rääkimata, mis saab siis, kui ürituse keskel saab ettetellitud alkohol otsa. Kui toitlustuse pakkuja julgelt oma varudest alkoholi edasi pakub siis esitab ta teile selle eest pärast ka arve.
- ..
Millised read peavad eelarves kindlasti olemas olema, et vältida eelarvelisi üllatusi:
- Sündmuse kohaga seotud kulud – elekter, koristus, parkimine jne
- Cateringiga seotud kulud – söögid, joogid, mööbel, teenindajad ja transport
- Programmilahendusega seotud kulud – kõik artistid
- Artistidega seotud tehnilised lahendused – enamusel artistidel on olemas oma „tehniline raider“ kus on kirjad kõik nende ootused ja nende ootuste kulud on alati tellija kanda
- Tehnilised lahendused – helitehnika, valgustehnika, ekraanilahendused
- Muud kulud – auhinnad, fotograaf, kutsete kujundus, plakatite väljatrükk. See nimekiri võib olla väga pikk
- Agentuuri tasu – kui kasutate koostööpartnerit, siis ka nende töötasu tuleb kuskile reale kirjutada
Muretut planeerimist!
Kui järgmise sündmuse kuupäeva paigas ja tekkis tunne, et võiksid ka meie ideid kuulata, siis kirjuta meile info@wowevents.eu Tuleme meelsasti kohal, et Sinuga oma mõtteid ja ideid jagada ning koostada ootustele vastav eelarve.
