Iga hea mõtte tulemuslikuks realiseerimiseks on vaja sobivat keskkonda – aega ja kohta, kus idee saaks idaneda ja juuri ajada.
Ükskõik, kas teie ettevõte soovib tutvustada uut tehnoloogiat, ärianalüüsi teenust või kasvatada kolleegide motivatsiooni firmaüritusel, tuleb selleks luua õige kontekst ehk keskkond.
Siin tuleb appi üritusturundus, mille kõige olulisem ülesanne on sobiva keskkonna loomine, kus ettevõte saab maksimaalselt realiseerida seatud eesmärki. Hästi korraldatud üritusel on osalejate fookus just seal, kus vaja ning meeleolu on sobiv planeeritud sõnumite edastamiseks. Üritusel tekkivad emotsioonid toetavad omakorda organisatsiooni pikaajalisi eesmärke.
Sündmus kui keskkond on võimas tööriist ning selle abil loodav kontakt sügavam, isiklikum ja mõjusam kui mistahes reklaam.
Millist kasu toob hästi korraldatud üritus?
Üritusturundusagentuur loob iga ürituse nullist, mis tähendab, et sellele saab eesmärki teades luua täpselt sellise raami, nagu vaja.
Eesmärgiks võib olla sügavam kontakt võtmeklientidega, sihtgrupi hulgas toote või teenusega sideme loomine või organisatsiooni mitmekesisuse sügavam tajumine. Siin piirid puuduvad, kuidas eesmärki realiseerida.
EESMÄRK 1: Pingevaba ja eesmärgistatud suhtlus oma (tulevaste) võtmeklientidega. Tuntud pank tellis privaatpanganduse seminari mugavas kesklinna konverentsiruumis. Finantsettevõte tutvustas viimaseid trende ja investeerimisvõimalusi enda kõige väärtuslikumatele klientidele. Ürituse eesmärk oli aga üks ja eelnevalt väga selgelt sõnastatud- võimaldada kliendihalduritele sundimatut otsekontakti, mille loomisel võeti teadlikult appi külaliste ümberhäälestamine.
Eesmärgi saavutamiseks järgnes asjalikule ettekandele meeleolukas ja hinnatud live-artist, mis lõi koosviibimisele kergema meeleolu. Muusikale lisas mõnu kohvipaus maitsvate suupistete ja mugava istumisalaga. Nii juhtuski sundimatult olukord, kus tööpäeva lõpp muutus lõõgastavaks koosviibimiseks. Tulemus – sisutihe ja isiklik kontakt haldurite ja võtmeklientide vahel.
EESMÄRK 2: Toote ja tegevusega sügavama sideme loomine. Parajaks pähkliks oli tuntud kaevandusettevõte 25 aasta juubeliks korraldatud üritus, mille asukoht oli tavatu – kaevanduskarjäär. Miks pähkel? Kogu peoks vajaminev
inventar oli vaja kohale tuua ja veatult tööle panna.
WOW Eventsil õnnestus luua karjääris piduliku sündmus, kus fookuses oli 
ettevõtte tegevusvaldkond ning peamine toode – killustik. Mõeldud-tehtud! Ürituse sidumiseks tootega ehitati peoplatsile ca 1,5 m ragulka ja selle kõrvale tõstis traktor ettevõtte logodega killustikukoti. Oli nauding vaadata, kuidas 99% külalistest, olenemata soost ja vanusest, kasutas võimalust paugutada märklauda, mis oli kinnitatud künka all asuva veoauto kasti külge. Lisaks tekitas atraktsioon palju emotsionaalset arutelu ka kaevandusettevõtte igapäevastel teemadel. Tulemuseks oli jagatud arusaam firma ärist ning isiklikule kogemusele tuginev side ühe peamise tootega. Ja mis pole samuti väheoluline – kõigil oli lõbus!
EESMÄRK 3: Organisatsiooni eripärade mõistmisest sündiv meie-tunne. Sageli pöörduvad ettevõtted üritusturundusagentuuri poole sooviga tugevdada ettevõtte sisemisi sidemeid. Nii aitasime riigiorganisatsioonil korraldada suvepäevi looduskaunis puhkekeskuses ja eesmärk agentuuurile oli välja mõelda meeskondlik tegevus, mis aitaks vaadelda, kuidas organisatsiooni väärtused on omaks võetud.
Eesmärgi täitmiseks lõime meeskondliku tegevuse nimega 
„Koostöövõrgustiku loomine”. Selle käigus jagasime enam kui kümne osakonna töötajad meeskondadeks. Organisatsiooni üheksa väärtust olid jagatud sektoritena 6 m läbimõõduga ringile – igale sektorile üks väärtus. Kõik üksused otsustasid ise, millise väärtusega sektoreid nad täita soovivad ja samuti oli sektori täitmiseks antud loominguline vabadus. Enda väljendamiseks võis kasutada kohapeal pakutud erinevaid vahendeid või siis hoopis looduslikke materjale või lihtsalt lasta fantaasial lennata.
Kui iga meeskond oli oma sektori ilmestanud, moodustus sellest kirju tervik. Üritust kokku võttes võis öelda, et kõikide väärtuste sektorid olid saanud samaväärselt tähelepanu ja organisatsiooni väärtused on võrdselt töötajate seas omaks võetud. Lisaks kirjeldas tulemus värvikalt, kui keeruline, aga samas ühtne ja lõimunud on organisatsioon tervikuna.
Mis teeb keskkonna kujundamise nii eriliseks?
Iga üritus on tellija nägu, kuid siin kehtib reegel, et töö on tellija asemel paljuski tegija materjalist.
Parima tulemuse ürituse õnnestumiseks tagavad:
1. Korraldaja kogemus
Olles osalenud enam kui 1500 sündmuse korraldamises, võin kinnitada, et see on parim riskide maandaja. Kogemus aitab valida variantide A, B ja C vahel, kaaludes objektiivselt, aga ka intuitiivselt kaasnevaid plusse ja miinuseid. Kui tead, mis kõik võib valesti minna, on lihtsam jõuda ka võiduka lõpuni. Lihtne näide on muusikalise etteaste valik, mis ka reaalselt osalejatele elamuse pakuks ja kaasa tõmbaks.
2. Korraldaja teadmised
Ürituse korraldaja teadmised materialiseeruvad tellija jaoks ajas ja rahas. Ühe ja sama eesmärgini võib jõuda mitmel viisil. Ka kogenud tegija jaoks võib sobiva ruumi või kontseptsiooni leidmiseks kuluda tunde ja päevi, aga tõenäosus, et tal on sobivad
kontaktid ja kogemus, teeb sellest kliendi jaoks optimaalsema teekonna. Efektiivsuse tagab teadmine, millistest etappidest erinevad tegevused koosnevad ning millises järjekorras neid ellu viia. Teadmised lubavad rõhuda ennekõike tegevustele, mis pakuvad keskkonna kujundamisel kõige enam lisaväärtust. Hea üritus pakub osalejatele ka mitmeid kõrvaltegevusi, et igaüks saaks luua endale meeldiva keskkonna.
3. Põhjalik taustatöö
Tagasi algkooli – taustatöö mõjutab oluliselt tulemust. Hea üritusturundaja oskab küsida õigeid küsimusi, et koguda vajalik sisend. Sellest kooruvad välja sündmuse fookus, tegevused, esinejad, meelelahutus, toitlustus jne. Vajaduste analüüs määrab näiteks koha valiku, et see toetaks keskkonnana fookuses olevat toodet või teenust – sündmuspaik olgu rustikaalne, luksuslik või mänguline – peaasi, et klapib eesmärkidega.
Mida üritusturundajad ootavad tellijalt?
Ürituse tellijal on kaks olulist ülesannet. Esiteks panustada sisendinfo kogumisse ning teiseks tulla sündmusele positiivse suhtumisega ja anda endast kohapeal kõik, et seatud eesmärk saaks täidetud. Et töö sujuks tõrgeteta, tutvustatakse tellija meeskonnale põhjalikult saabuva sündmuse sisu ja planeeritud kõrvaltegevusi. Käiakse läbi detailid, kuidas neist maksimaalselt kasu lõigata ning arutatakse lahti erinevaid stsenaariume. See annab vajaliku enesekindluse ja kontrollitunde.
Korraldaja poolt on antud kõik vahendid. WOW Events aitab ka tagasihoidlikel võõrustajatel hiilata ja pakub erinevaid kõrvaltegevusi, et kogu koormus ei oleks ainult networking oskustel. Enamasti on eestlased vaoshoitud ja small talk ei ole tihtipeale omane. Siin on suureks abiks kõrvaltegevused. Kui jutt peale viite minutit kinni jookseb, saab valitud vestluskaaslase suunata atraktsiooni juurde ning leida sealt uut väärtuslikku ainest meeldiva kontakti jätkamiseks. WOW Events on veendunud, et sündmuse eesmärkide saavutamise ja loodud keskkonna vahel on tugev seos. Iga sündmus on vahend mingi eesmärgi täitmiseks ja kui lähed tööd tegema õige tööriistaga, on tulemus vääriline.