Toimetaja Silja Joon
Postimees Konverentsieri 22.09.2020
„Arvutist vaadatud konverents peab olema nagu teleprogramm – kiire, kompaktne ja visuaalne,“ ütleb WOW Events looja ja tegevjuht Olavi Ruhno.
Ruhno on seda meelt, et ehkki virtuaalüritused ei asenda harjumuspärast inimestevahelist suhtlust, pakuvad need konverentsikorralduses tänu tehnoloogia arengule uusi ootamatuid ja põnevaid võimalusi.
Kuidas on hetkel konverentse, seminare või koolitusi mõistlik korraldada. Mis on muutunud?
Võtame võrdluseks aastataguse aja. Teistmoodi on see, et täna peab kogu aeg hoidma kõrva kikkis ja vaatama, millised on terviseameti nõuded. Ehk mis formaadis me konverentsi üldse teha võime.
Päevakorral on nüüd virtuaalkonverentsid.
Öeldakse, et see on uus asi, aga tegelikult ei ole. Oleme 10-15 aastat arutlenud konverentsi korraldamise juures teemal, et kas peaks konverentsist tegema ülekande või mitte. Ülekandeid on pidevalt tehtud. Varemalt tõstatusid siis mitmed küsimused. Kuidas vaatamise eest piletiraha küsida? Kas inimesed ikka tulevad konverentsile kohale, kui me teeme ülekande ka? Mured olid siis teised.
Kas kevadise koroonapandeemia järel üldse klassikalist konverentsi või seminari tehakse?
Tehakse ikka. Suvel oli näiteks üks seminar, mille viisime läbi 2+2 reegli kohaselt. Võtsime kahekümnele inimesele 150 ruutmeetrise telgi, panime inimesed kahekaupa lauda. Meetrid olid välja möödetud ja nii oligi. Nii on ka võimalik teha. Telgil olid küljed lahti. Meie õnneks oli ilus ilm – välitingimustes oli seda palju kergem teha. Samas on paregu hea teha osaliselt virtuaalseid üritusi. Ürituste korraldamises on käibel mõisted virtuaalne konverents ja hübriidne konverents. Virtuaalne üritus edastatakse virtuaalseid kanaleid pidi – inimesed ei kogune kusagile, et sellel osaleda. Virtuaalkonverentsil pole ka lava. Üritused toimuvad mõnes internetikeskkonnas.
Hübriidkonverents pole just kõige parem väljend, aga see tähendab, et on olemas saal ja lava, kus esinejad üksteise järel sõna võtavad, ent publikut ei ole. Seal peetakse diskussioone, kus vastatakse varem laekunud küsimustele ja arutletakse. Formaadid võimaldavad väga erinevaid lahendusi.
Kui konverentsi idee on juba paigas ja formaat valitud, mis edasi?
Formaadi järel on vaja teada kuupäeva. Ürituse toimumise kuupäev ja kellaeg on A ja O. Kui on olemas kuupäev, saame pakkuda välja kohtade valiku. Teeme eelvaliku ning räägime kliendiga läbi, mis on iga koha puhul plussid ja miinused ning otsustame koos. Kui kuupäev ja koht on paigas ning ka peaaesineja on oma osalemise kinnitanud, siis järgmine asi on anda potensiaalsele sihtgrupile teada ürituse toimumise kuupäev. See ei ole ametlik kutse, vaid eelkutse, mis saadetakse vabalt kuus või ka üheksa kuud ette. Inimesed planeerivad pikalt ette oma välisreise, messikülastusi ja puhkuseid. Siis on külalistel vähemalt võimalus aega sobivamalt planeerida. Eelkutse ei pea andma ka sisulist pikka infot.
Kui koht on olemas, on teada ootused ja esinejad, siis aitame koostada ürituse eelarve. Konverentsi korraldamine tähendab kulusid. Aitame korraldajal hinnata, mida eelistada. Eelarve peab olema hästi läbi mõeldud ja põhjendatud – iga rida selles.
Kas ootamatute piirangute korral klassikalist konverentsi kiiresti virtuaali ümber kolida ei anna?
Saab küll. Muuta on vaja ajakava kompaktsemaks, läbi mõelda ekraanil toimuva visuaalsemaks muutmine läbi animatsioonide ja videote ning kiiresti tegeleda ettekannete ettesalvestamisega.
Kuidas jõuda konverentsiks sobiva formaadi valimiseni?
Formaadi valik sõltub sellest, mida soovitakse saavutada. Kui klient tuleb täiesti kindla ootusega, siis teemegi nii. Samas ei jäta me kunagi esitamata miks küsimusi? Jaanuaris täitub meie ettevõttel 20. tegevusaasta ja meie kogemus ütleb, et ebamugavaid küsimusi esitada on mõistlik. Teeme seda parema tulemuse nimel, et hiljem poleks vaja kõike ümber mängida. Poole sõidu pealt hobust vahetada on palju keerulisem.
Aasta tagasi korraldati konverentsi nii, et alustati traditsioonilise hommikukohviga. Seejärel algasid esinemised ning enne lõunat tehti veel üks kohvipaus. Pealelõunal esinemised jätkusid. Ettekannete pikkus oli 45 minutist kuni 90 minutini. Virtuaal- või hübriidkonverentsil peab inimene jälgima ettekannet arvutiekraanilt. Ta ei viitsi 45 mintit või tund aega seda ekraani vahtida. Põhiküsimus on, kuidas hoida inimesi ekraani küljes. Kui saalis hakkavad inimesed lahkuma, siis saadakse kohe aru, et midagi on valesti. Ekraani taha ei ole võimalik piiluda, kas kuulaja haigutab või hakkab millegi muuga tegelema. Tuleb mõelda, kuidas inimesi ekraani küljes hoida. Selleks on erinevad võtted ning ka ettekande ülesehitus peab olema kiirem, see ei tohi venida. Arvutist vaadatud konverents peab olema nagu teleprogramm – kiire, kompaktne ja visuaalne.
Kas see peaks sisaldama siis rohkem meelelahutuse elemente?
Mõistuse piires on vaja meelt lahutada. Korraldasime ühe tehnilise sisuga konverentsi TalTech Mektorys – kus konverentsi avasid TTÜ tantsutüdrukud. Nad esinesid ja tegid ka publikule hommikuvõimlemist. Kõigil oli ilma suurema kohvijoomiseta fookus olemas ja sai minna sisu juurde. Selliseid asju peab ka täna tegema. Konverentsile, kus tuima näoga infot maha loetakse, tullakse üks kord. Natuke peab ka elamust saama, õigem oleks öelda – lisaväärtust. See võib olla konverentsi raames korraldatud minimess, vabas õhkkonnas olemine, võrgustumine, suhtlemine jne.
Lisaväärtus võib olla ka maitsev toit.
Toitlustusel võib ämbrisse astuda kõige rohkem sellega, et usud seda, mis on kirjas. Vaatad pakkumist ja tundub OK. Meie alustame sellest, et lööme pakkumises olevate toitude grammid kokku. Me teame, kui palju peab kogu toidu kaal olema lõuna- või õhtusöögil. Kui need grammid on paigast ära, siis asume sisu uurima. Kui paberi peal on kõik kena, tuleb kokkade või cateringiga kokku leppida tegustatsioon. See tähendab seda, et koos kliendiga minnakse tunniks ajaks toitlustaja juurde, et süüa ära lõunasöök, õhtusöök, kohvipausi näksid. Vamistatakse reaalsed toidukogused. On ju inimlik, et teatud asju ei panda tähele enne, kui need härima hakkavad. Lihtne näide. Kui pakutakse tikuvõileiba, siis on vaja ära proovida, kas leib püsib tiku otsas või see laguneb laiali. Seda hinnapakkumiselt teada ei saa.
Toitlustajaga on vaja läbi rääkida, paljud on neid, kes eelistavad taimetoitu, kas on veganeid. Toitudel peavad olema sildid, kus on allergeenid välja toodud. Selles mõttes on toitlutustus väga oluline asi. Tuleb ka meeles pidada, et kui on väga raskelt seeditav lõunatoit, siis läheb publikul suurem energiat seedimisele, mitte ettekannete sisusse süüvimisele.
Mis on digiürituse planeerimise nõksud, mida tasub teada?
Virtuaalse või hübriidkonverentsi puhul arvatakse, et lihtne lahendus on otseülekanne. Korraldaja kogemus on selline, et 70-80 protsenti esinemistest tuleb ette salvestada. Siis on kindel, et kõik mahub aega. Ettekannete puhul on parim lahendus see eelnevalt salvestada ja kui saabub küsimuste aeg, on rääkija live´s olemas ja vastab küsimustele. Moderaator saab seda protsessi natukene ka suunata.
Teiseks. Me kõik oleme kindlad, et internet töötab hästi, aga elu näitab, et kolmandik otseülekandeid hakkab hakkima. Ükskõik, mis põhjusel siis interneti kiirus koormatud on – kõik laiutavad hiljem käsi ega tea põhjust öelda. Nende riskide maandamiseks tasub ette salvestada nii palju kui võimalik.
Ilmselt on muidki tehnilisi detaile hästi palju, mis osalejale ei paista üldse silma ja millest tellijagi pole teadlik?
Virtuaalürituse planeerijad leiavad, et lihtne on teha üritusest ülekanne youtube´i ja Facebooki live´i. See ongi täiesti OK, kuid seal on agasid. Esinemise ajal ei saa seal esitada küsimust ja oodata sellele kohe vastuseid, kuna kanali viive on 15-30 sekundit. See on asi, mille peale ei tulda, kui pole kokku puutunud. See välistab ka ekraanimängud, kus ekraanil jooksevad küsimused ja neile oodatakse vastuseid. Kui soovitakse publikult saada küsimusi, siis tuleb kokku leppida, et küsimusi esitatakse kirja teel või teises keskkonnas või toimub ülekanne kanalis, kus puudub ajaline viive.
Mis on viimase kümne aastaga konverentsikultuuris mutuunud?
Korraldus on digitaalsem. Puid jääb päris palju metsa. Paberit ei kulu enam nii palju. Tehnoloogia pakub palju võiamlusi. Kui varem paluti saalis hääletamiseks inimestel käega märku anda, siis nüüd on selleks äpid, mille abil publik oma nutiseadmest saab vastata ja hoobilt on teada, mida rahvas arvab.
Kui esineja esitab küsimusi, siis pannakse endiselt assistendid mikrofonidega mööda saali jooksma. Aga on ka põnevamaid varaiante – täna on olemas raadiomikrofonid, mis näevad välja nagu pehmed pallid, mida on võimalik saali inimeste sekka visata. Tehnilisi vidinaid on palju juurde tulnud.
Loe lisaks: