Palju õnne! WOW Events on oma 20-aastase tegutsemisaasta jooksul näinud nii üritusturunduse valdkonna arengut kui raskemaid aegu. Millised on tänased meeleolud ja millised on eredamad hetked? Istusime maha asutajate Olavi Ruhno ja Virgo Jaani ning projektijuhtide Anne-Ly Ridali ja Tiina Kaldmaga, et meenutada ja tulevikku vaadata.
Olavi Ruhno ja Virgo Jaani sõprus sai alguse juba 17-aastasena kooliajal bändi tehes. Nagu nad ise ütlevad, siis on nad nagu vana abielupaar, kellel on kõik juba ära vaieldud. Ühise bändi edu viis oma tehnika ostuni, et veel rohkem oleks võimalik esineda. Kui nende käest hakati juba tehnikat rentima ja soovima, et lisaks bändile oleksid firmapeol ka mängud ja toitlustus, siis oligi alus ettevõttele loodud.
Esimene palgatöötaja võeti tööle 2001. aastal, sest tellimused oli vaja täita, aga Olavi ja Virgo ise olid endiselt mujal palgatöötajad. Mingil hetkel polnud selline korraldus enam mõistlik ja mehed panid oma visiitkaardid kõrvuti lauale, et ametinimetusi võrrelda – kellel madalam positsioon, see tuleb töölt ära ja pühendab end 100% üritustele. Liisk langes Olavile, kuid peagi liitus ka Virgo, sest oma asi tõmbas ikka kõvasti rohkem. Muu kõrvalt tõmmati käima portaalid pulmad.ee ja pidu.ee. Eraklientidele hakati eelistama äriklienti ning edasi tulid juba suvepeod, jõulupeod, kliendiüritused jne.
2005 aastal sai ettevõtte nimeks WOW Events, sest senine Pulma- ja Peoagentuur ei olnud enam kohane. Mis mõttes pulmafirma korraldab nimeka ettevõtte suvepäevi? Aga nüüd võib öelda, et enamus Eesti sündmusturundusettevõtted on välja kasvanud pulmadest ja pidudest.
Aga siis saabus esimene kriis 2007. aastal. Majandus kukkus, ettevõtted koondasid ja pidusid jäeti järjest ära. Head kriisi ei saanud aga raisku lasta! Esimene kriis õpetas arvutama ja mõtlema pikemalt ette kui üks aasta. Numbreid vaadates selgus, et sisse tuli küll palju, aga välja läks sama palju, mingit puhvrit ei olnud tekkinud. Kulud tõmmati 50% alla ja peale seda vaadatakse eelarve igal aastal üle. Õppetund õpitud esimese korraga!
Peale 2007. aasta kriisi ja arvutama õppimist tuli ka ettevõtte suurem kasv ja tiimi leiti väga head inimesed.
Kui 2020 saabus teine kriis, siis oldi selleks valmis ja muudatusi oli vaja teha vähe, kuna ettevõte oli efektiivsem.
Mis on aastatega kõige rohkem muutunud üritusturunduses?
Virgo: Kõik on muutunud. Programmid on kompaktsemad, hoogsamad ilma pikkade pausideta. Lisatud on palju interaktiivseid tegevusi. Kui vanasti kutsuti vabatahtlikke ette mängudes osalema, siis nüüd kaasatakse külalisi terve laudkonnaga. Võib ka öelda, et inimeste ootused on suuremad. Tegevusi ei tehta ka enam tegevuse enda pärast, vaid see peab olema ettevõtte ja tema kultuuriga seotud.
Olavi: Juba ammu ei tõmmata suvepäevadel köit, vaid üritusturundusagentuuri poole pöördutaksegi sellepärast, et luua õhkkond, mis turundaks ettevõtet seestpoolt väljapoole. Igal üritusel on oma kontseptsioon ja publik tahab, et see oleks äge. Meile see sobib, sest meie tahame teha sama – et iga üritus, mida me teeme, oleks nagu rätsepaülikond. Me oleme käsitöölised, mitte masin.
Samuti peab toit vastama ürituse temaatikale, selle visuaalne pool on väga oluline ja osa elamusest, mitte lihtsalt kõhutäide.
Anne-Ly: Kõik on kindlasti, et nii kui mingi uus koht avatakse, siis kõik tahavad seal oma üritust teha, uusi kohti ei tule nii palju peale kui vaja oleks. Meie kliendid on väga teadlikud ja tulevad sageli oma soovidega ning standardid on kõrged peo igale osale. Saadakse aru, et kui juba üritust korraldada, siis maksimaalselt hästi, sest see näitab ettevõtte kultuuri.
Virgo: Ka tehnilised võimalused on muutunud – hologrammid ja led-show on tänapäev, aga kogu aeg otsitakse midagi uut. Mind huvitabki ürituste juures see tehniline külg eriti. Olen õnnelik kaableid ühendades!
Anne-Ly: Kui veel kümme aastat tagasi võeti üritusturundusfirma pidu korraldama vähese info pärast, siis nüüd valitakse meid infokülluse pärast. Infot on tohutult, aga kes ja mis töötab, seda teame meie kogemuse pealt. Ise peo korraldamine võib tunduda ahvatlev – mis see võileibade tellimine siis ikka ei ole – aga tagantjärgi võib see väga kalliks minna.
Olavi: Meilt ostetakse aega, kompetentsi, kogemust ja ideid. Samuti on see riskide maandamine, sest meie oleme garantii, kuna meie vastutame ürituse õnnestumise eest.
Kas mõni projekt kuidagi eredalt meelde jäänud?
Anne-Ly: Kõige suurema ja ägedama projektina tuleb meelde 2014. aastal Ericssoni 4-päevane konverents-seminar. Sellega oli seotud kogu WOW Events tiim ja ettevalmistused kestsid terve aasta. Sinna juurde kuulusid õhtusöögid 300 inimesele, kusjuures arvestama pidi kõikide erisoovidega – vegan, taimetoit, halal jne. Selleks, et kõik saaksid tellida sobiva söögi, tehti lausa eraldi äpp.
Eriline oli laulupeo traditsiooni tutvustamine Lauluväljakul enne üht õhtusööki. Laulukaare alla olime kutsunud professionaalse koori ja tegime neile nn demo laulupeost, kus kõik said kaasa lüüa. Need ilmed ei unune!
Tiina: Euroopa Päeva üritused olid ägedad maikuus 2019. Sama üritus käis mööda Eesti linnasid, aga oli iga kord oma võõrustaja nägu.
Olavi: Maksuameti suvepäevad oli paras pähkel – ülesanne oli näidata nende väärtusi läbi ühistegevuste. Lõppkokkuvõttes sai sellest kunstiteos, mis täitis koosloomise eesmärgi. Seda elementi kasutati ka firmagraafikas ja me olime väga uhked, et saime pakkuda sellist kogemust. Samuti oli väga põnev väljakutse leida lahendus Bigbanki eesmärkide täitmiseks meeskonnaüritusega ja anda välja maailma esimene meeskondlik “Green Card”.
Tegijal juhtub ehk milliseid äpardusi ette on tulnud?
Anne-Ly: Tõsi on see, et üritustel peab alati valmis olema selleks, et kõik ei lähe nii, nagu plaanitud.
See näitab meeskonna professionaalsust ja kogemust, et ollakse suutelised need üllatused nii ära lahendama, et külalised ei saa midagi aru.
Näiteks esinema pidanud kvarteti asemel esines trio, sest üks liige ei saanud tulla. Kuna aga tegemist oli professionaalidega, siis tehti repertuaar ruttu ümber ja kvaliteet ei kannatanud.
Algusaastatel kui mobiile veel polnud, juhtus ikka tobedaid momente, et näiteks bändi ei saanud kätte enne suvepäevade algust. Aga Eesti on väike ja selles valdkonnas üksteist alt ei veeta, sest sõna läheks kohe liikuma.
Tiina: See on juba varakult näha kui midagi hakkab viltu minema ja saab sellele vastavalt siis tegutseda. Klient ei näegi kõiki asju, ja pole vajagi.
Mida virtuaal- ja hübriidürituste tulek teile on tähendanud?
Olavi: Uute formaatide tulek on olnud omapärane, aga tore kogemus. Algas täitsa A-st ja O-st ehk olukord oli uus ja segadust oli palju.
Segadust oli palju just sellepärast, et olukorda kirjeldavat sõnavara polnud. Täna ilmselt on juba kõik kuulnud sõnu virtuaalüritus ja hübriidüritus, kuid märtsis 2020 olid see harjumatu võõrkeel. Aga neid sõnu oli vaja, et kõik mõistaksid teineteist.
Raske on pigem olnud esinejatel, kes ei saa publikult tagasisidet. Korraldajal on hübriidürituse ajal suurem roll kui tavaürituse puhul, kus reeglina on kõik ette ära tehtud ja ürituse ajal võib juba hinge tõmmata. Hübriidiga peab kõik minuti pealt jooksma, et vaatajal ei tekiks pausi sisse või siis vastupidi – üritus ei jää venima, sest üle aja minna ka ei saa, inimestel on ju plaanid tehtud päevaks.
On olnud väga toredaid üritusi, kus inimesed on tänulikud, et staar on tulnud live`s temale laulma. See töötab, eriti kui oled kodus karantiinis ja pole ammu kellegagi suhelnud.
Kas hübriidüritused jäävad? Kindlasti, aga ettevõtte kultuuri saab näha ja jagada live´s paremini. Samuti ei näe läbi ekraani vaatajate säravaid silmi.
Mis on teie prognoos – millal jälle peole saab?
Olavi: Tegelikult on saanud kogu aeg üritusi korraldada, küsimus on ainult selles, kui palju loovust, usku ja ettevõtlikkust on. Välitingimustes on üritust võimalik korraldada harjumuspärastes formaatides ja sellepärast ilmselt suurem tõus tuleb suveüritustega. Neid me planeerime juba praegu.
Woweventsikatega käis kohvi joomas ja juttu rääkimas Marget Haug (2021 jaanuar)